Een balans is een overzicht van de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van een onderneming of instelling op een bepaald moment. Dat kan betrekking hebben op een natuurlijk persoon of op een rechtspersoon. Aan de hand van een balans kan een indicatie verkregen worden omtrent het vermogen van die entiteit (soms persoon, maar meestal bedrijf) op een bepaalde datum (de balansdatum, meestal is dit 31 december, hoewel grote ondernemingen vaak ook balansen op een kwartaalultimo publiceren). Het verschil tussen de bezittingen en de schulden is het eigen vermogen. De term "balans" doelt op het evenwicht tussen enerzijds de bezittingen en anderzijds de schulden plus het eigen vermogen. Een balans is, met de winst- en verliesrekening en de toelichting op die stukken, een onderdeel van de jaarrekening. Die is weer, in het spraakgebruik, een onderdeel van het jaarverslag. Bij grotere organisaties is tevens meestal een kasstroomoverzicht opgenomen. Het periodiek maken en publiceren van een jaarrekening is verplicht voor (de meeste) rechtspersonen, hoewel de mate van gedetailleerdheid en de omvang van de publicatieplicht verschillend is. De bezittingen worden ook aangeduid met "activa", de schulden en het eigen vermogen worden ook aangeduid met "passiva".
Balans
Crediteuren
Een crediteur is een leverancier (een persoon of bedrijf) aan wie moet worden betaald voor het leveren van een goed of een dienst. Een crediteur staat aan de rechterkant ofwel aan de creditzijde van een balans, de boekhouder gaat ervan uit dat de leverancier betaald gaat worden (en het bedrag dus een schuld (passief) is). Vaak wordt de term gebruikt om mensen aan te duiden die nog niet betaald zijn, maar in principe zijn ook de betaalde leveranciers crediteur. In een groot bedrijf worden crediteuren op een speciaal deel van de financiële administratie behandeld, de zogenaamde crediteurenadministratie. Als de factuur van een crediteur niet betaald wordt binnen de termijn die daarvoor staat, kan een crediteur de betaling gaan opeisen. Dan wordt de crediteur een schuldeiser.
Debiteuren
Een debiteur is een klant die nog moet betalen. In de boekhouding is een debiteur een persoon of een bedrijf dat moet betalen voor geleverde goederen of diensten. In een groot bedrijf worden debiteuren op een speciaal deel van de financiële administratie behandeld, de zogenaamde debiteurenadministratie, die veelal overeenkomt met de klantadministratie. Een debiteur staat aan de linkerkant van een balans, de debetkant; de boekhouder gaat ervan uit dat de klant ook gaat betalen (en dat het bedrijf dus extra bezit (activa) krijgt). Een debiteur wordt dubieus als het vermoeden bestaat dat de debiteur zijn schuld niet of slechts gedeeltelijk zal kunnen of willen betalen. In dit geval wordt hij overgeboekt op de rekening dubieuze debiteuren en zal er een dubieus verlies geschat worden. Na de eventuele (gedeeltelijke) betaling van de debiteur zullen deze rekeningen dan geregulariseerd worden. Ondernemers hebben meerdere mogelijkheden om het risico dat niet betaald gaat worden, te verkleinen. Deze mogelijkheden zijn ruwweg in te delen in 3 situaties.
Incassobureau
Een incassobureau is een onderneming die zich bezig houdt met het innen van openstaande vorderingen in opdracht van, met name, andere ondernemingen. Anno 2008 waren er alleen al in Nederland meer dan 600 incassobureaus actief. Bedrijven kunnen ofwel incidenteel gebruikmaken, ofwel zich "abonneren" op de diensten van een incassobureau. Een incassobureau kan zijn diensten verlenen tegen een vergoeding, of de hele vordering kopen door middel van cessie dan wel via het vestigen van een pandrecht. Voor een cessie is wel mededeling aan de schuldenaar vereist. Bovendien is het voor het incassobureau riskant: als een incassobureau een vordering niet meer kan innen, om wat voor reden dan ook (bijvoorbeeld een faillissement, succesvol verweer of inhoudelijke argumenten van de debiteur), zal het de koopprijs betaald voor de cessie kwijt zijn. Weinig incassobureaus maken gebruik van cessie.
Incassobureau II
Er bestaan ook zogenaamde "debt traders", die oninbare vorderingen voor lage bedragen (bijvoorbeeld 25% van de nominale waarde) kopen en vervolgens het volle bedrag trachten te innen. Tegenwoordig zijn er ook websites die schuldeisers helpen bij het vinden van het juiste incassobureau. Op deze sites kunnen schuldeisers direct meerdere offertes aanvragen voor hun incasso opdracht. Veelal stellen incassobureaus dat ze werken op no cure no pay basis; dit betekent dat in de gevallen waarin niets geïncasseerd wordt, er geen kosten in rekening gebracht worden. Dit heeft meestal enkel betrekking op de fase waarin het incassobureau aanmaningen zendt; de kosten van een deurwaarder en gerechtelijke procedure vallen daar dan dus niet onder. Het is dus noodzaak goed te kijken welke kosten er wel en niet onder de no cure no pay afspraken vallen.
Incassobureau III
Door de financiële crisis is een nieuwe ontwikkeling ontstaan. Door de krachten te bundelen in een incassocoöperatie kunnen incassodiensten tegen zeer gunstige tarieven worden ingekocht. Op die wijze blijft incasso betaalbaar, ook voor de kleine ondernemers of verenigingen. Zoals de ANWB kortingen voor haar leden bedingt op de benzineprijs, zo bedingt een incassocoöperatie gunstige voorwaarden voor de leden op het gebied van incasso en juridische dienstverlening.
Situatie 1
Een nieuwe klant meldt zich. Afhankelijk van de grootte van de order of te leveren dienst heeft een ondernemer niet alleen de mogelijkheid bij de Kamer van Koophandel informatie in te winnen (als het om een bedrijf gaat), maar ook bij bedrijven die uitgebreide informatie kunnen leveren over andere bedrijven, inclusief financiële gegevens. Als de klant een particulier persoon is, zijn er eveneens mogelijkheden om zekerheid te verkrijgen, bijvoorbeeld door waarschuwingslijsten van incassobureaus.
Situatie 2
De nieuwe klant heeft opdracht gegeven voor leveringen of diensten. Het leest misschien als een wagenwijd opengegooide deur, maar een ondernemer moet zijn gezond verstand gebruiken en alles wat er afgesproken is ondubbelzinnig vastleggen, zodat er later geen miscommunicaties kunnen ontstaan. Dit gaat dus niet alleen om de handtekening onder de opdrachtbevestiging, maar ook om telefoongesprekken, e-mails, faxen en wat dies meer zij. Boekhoudsoftware en ordersoftware zijn vaak uitgerust met notitievelden waar dergelijke gegevens kunnen worden vastgelegd.
Vaste activa
Onder vaste activa (non-current assets of fixed assets) wordt verstaan de bezittingen van een bedrijf waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan een jaar is vastgelegd. Voorbeelden hiervan zijn de gebouwen, inventaris, de machines en installaties, en de transportmiddelen. Het zijn de bezittingen die een bedrijf gebruikt voor de bedrijfsvoering, niet om te verkopen. In het jaarrekeningrecht onderscheidt men drie soorten vaste activa: Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa De waardering van de vaste activa op de balans is: waardering = aanschafprijs - afschrijvingen + of - herwaardering (IFRS of actuele waarde).
Vlottende activa
Vlottende activa zijn die bezittingen van een persoon, bedrijf of organisatie waarin het vermogen voor een periode korter dan een jaar is vastgelegd. Binnen een jaar dus moet een vlottend activa omgezet zijn/om te zetten zijn in geld. Voorbeelden van vlottende activa: voorraden (grondstoffen en/of gereed product) debiteuren liquide middelen (bank, postbank en kas) (Indien men liquide middelen met vlottende activa meerekent moet men eigenlijk spreken van vlottende middelen en niet van vlottende activa) De waardering van de vlottende activa op de balans is tegen de productiekosten of tegen de aankoopkosten (liquide middelen en kasgelden hoeven natuurlijk niet omgezet te worden). Een andere term die voor vlottende activa wel gebezigd wordt is vlottend kapitaal.